انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

در دهه اخیر با پیشرفت تکنولوژی تغییرات زیادی در مدل کسب و کارها به وجود آمده است؛ تغییراتی که باعث شده بسیاری از فرایند های ثبت و مدیریت اطلاعات مالی در سازمان ها و شرکت ها با پیچیدگی های زیادی همراه شود. این موضوع موجب شده بسیاری از کسب و کار ها برای مدیریت این امور از نرم افزار حسابداری استفاده کنند.

نرم افزارهای حسابداری ابزارهایی هستند که با دارا بودن امکانات کاربردی و قابیلت های ویژه ضمن مدیریت دقیق امور مالی، بستر امنی را برای حفاظت از اطلاعات مالی و حسابداری سازمان ها و شرکت ها فراهم کرده اند. در این مقاله از وب سایت کسبویار قصد داریم به بررسی نرم افزار حسابداری، ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری، انواع نرم افزار حسابداری و امکانات بهترین نرم افزار حسابداری بپردازیم با ما همراه باشید.

حسابداری چیست؟

برای حسابداری تعاریف متعددی ارائه شده است مطابق با بیانیه اساسی حسابداری فرایند شناسایی، اندازه گیری، ثبت و گزارشگری اطلاعات مالی مربوط به یک کسب و کار را حسابداری می گویند. علم حسابداری علمی است که از طریق آن می‌توان معاملات مالی یک شرکت، سازمان یا یک کسب و کار را ثبت کرد.

حسابداری که زبان تجارت نامیده می‌شود نتایج فعالیت‌های اقتصادی یک سازمان یا شرکت را اندازه گیری می‌کند و این اطلاعات را به ذی‌نفعان مختلفی از جمله سرمایه گذاران، اعتبار دهندگان و… منتقل می‌کند.

wikipedia

حسابداری یک عملکرد ضروری برای تصمیم گیری، برنامه ریزی و اندازه گیری عملکرد اقتصادی یک کسب و کار است. صورت‌های مالی مورد استفاده در حسابداری، خلاصه‌ای از وضعیت مالی و جریان‌های نقدی یک شرکت را بیان می‌کند.

investopedia

امروزه می توان حسابداری را به عنوان یکی از عوامل مهم در بقای یک کسب و کار شناخت چرا که نقش مهمی در ارائه گزارش های مالی و تحلیل و بررسی شرایط اقتصادی کسب و کارها بر عهده دارد. پیاده سازی فرایندها و اصول حسابداری به صورت مدیریت شده در یک کسب و کار نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری است. این که نرم افزار حسابداری چیست و چه امکاناتی دارد جز موضوعاتی است که در ادامه به بررسی آن می پردازیم.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری به نرم افزاری گفته می‌شود که با استفاده از آن مدیران یا حسابداران به ثبت و گزارش تراکنش‌های مالی یک کسب وکار می‌پردازند. در واقع نرم‌افزار حسابداری یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری و حسابرسی طراحی شده است و دارای ویژگی ها و امکاناتی مانند سیستم حسابداری، سیستم دریافت و پرداخت، سیستم حقوق و دستمزد و… است.

امروزه نرم افزار حسابداری به عنوان یک دستیار مالی توسط بسیاری از حسابداران و مدیران کسب و کار استفاده می شود چرا که نقش مهمی در مدیریت امورمالی بر عهده دارد. برای خرید این نرم افزار باید نکات مهمی را در نظر بگیرید و برندهای مختلف تولید کننده نرم افزار را مقایسه کنید.

ویژگی بهترین نرم افزار حسابداری

همانطور که می دانیم نرم افزارهای حسابداری توسط شرکت ها و برندهای مختلفی تولید می شوند. برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری از میان آن ها می بایست ویژگی و مزیت رقابتی هر یک را به دقت بررسی و سپس نرم افزار مناسب را از میان آن‌ها انتخاب کرد. از ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

1- کاربری آسان

یکی از نکات مهمی که هنگام خرید بهترین نرم افزار حسابداری باید به آن توجه کرد این است که نرم افزار موردنظر از رابط کاربری آسان و گرافیک مناسبی برخوردار باشد. چرا که اگر نرم افزار حسابداری رابط کاربری پیچیده‌ای داشته باشد کار کردن با آن سخت خواهد شد و اگر گرافیک آن نیز مناسب نباشد تمایل برای خرید آن نیز کاهش پیدا خواهد کرد. بنابراین بهتر است برای انتخاب نرم افزار مناسب، قبل از خرید از یک حسابدار یا مدیر مالی متخصص راهنمایی بخواهید.

2- پشتیانی سریع

دومین نکته در هنگام خرید بهترین نرم افزار حسابداری، توجه به برخورداری آن از پشتیبانی سریع و حرفه ای است. یک نرم افزار حسابداری خوب، خدمات پاسخگویی تلفنی و پشتیبانی اینترنتی را به کاربران خود ارائه می‌دهد. پاسخگویی تلفنی به این صورت است که شما می‌توانید در صورت نیاز با برقراری تماس تلفنی از راهنمایی و حمایت شرکت سازنده نرم افزار بهره‌مند شوید. برای این پشتیبانی ممکن است بازه زمانی خاصی در نظر گرفته شود و یا ممکن است در هر ساعتی امکان‌پذیر باشد. خدمات پشتیبانی اینترنتی هم به این شکل است که پشتیبان روی سیستم مشتری ریموت شده و به رفع مشکلات کاربران می‌پردازد. از این رو پیشنهاد می‌کنیم هنگام خرید نرم افزار حسابداری به این موضوع توجه ویژه داشته باشید و از پشتبانی شرکت تولید کننده نرم افزار اطمینان حاصل کنید.

3- قیمت مناسب نرم افزار حسابداری

قیمت مناسب نرم افزار حسابداری از دیگر نکات مهمی است که در هنگام خرید بهترین نرم افزار حسابداری باید به آن توجه کنید. نرم افزارهای حسابداری دارای قیمت‌های مختلفی هستند که هر کدام با توجه امکانات می‌توانند از کیفیت و عملکرد متفاوتی برخوردار باشند. چیزی که اهمیت دارد قیمت مناسب و مقرون به صرفه نرم افزار در کنار امکانات و قابلیت های کاربردی آن است. ممکن است یک نرم افزار حسابداری قیمت پایینی داشته باشد اما امکانات و کیفیت بسیار پایینی داشته باشد از طرفی ممکن است در کنار امکانات معمول قیمت بسیار بالایی داشته باشد از این رو همواره پیشنهاد می شود در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری به قیمت آن نیز توجه کنید.

4- وجود امکانات پیشرفته

دارا بودن امکانات پیشرفته و قابلیت های کاربردی جزو مهم ترین ویژگی های هر نرم افزار حسابداری است. اگر نرم افزاری از امکانات کاربردی و معمول برخوردار نباشد نیابد انتظار برآورده کردن نیاز های یک کسب و کار را از آن داشت. وجود امکانات و قابلیت های پیشرفته در یک نرم افزار حسابداری این امکان را فراهم می کند تا با خیال راحت تمام امور مالی و حسابداری خود را مدیریت کنید.

امکانات بهترین نرم افزار حسابداری

در صورتی یک نرم افزار حسابداری، بهترین نرم افزار حسابداری خواهد بود که از امکانات و قابلیت‌های متعدد و با کیفیتی برخوردار باشد. البته صاحبان کسب وکار برای تهیه و استفاده از این نرم افزار، باید از اهمیت هر کدام از ویژگی‌های آن اطلاع داشته باشند. یکی از امکاناتی که در اغلب نرم افزارهای حسابداری وجود دارد، قابلیت ثبت حسابداری دریافتی و پرداختی و امکان گزارش‌دهی است. با این حال برای انجام یک حسابداری اصولی تنها این موارد کفایت نمی‌کند و شما به امکانات و قابلیت‌های بیشتری نیاز خواهید داشت. از جمله امکانات بهترین نرم افزار حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

داشبورد نرم افزار

اولین فضایی که شما به محض ورود به نرم افزار حسابداری با آن مواجه می‌شوید، داشبورد نرم افزار است. این قسمت یکی از مهم‌ترین بخش‌های نرم افزار محسوب می‌شود که از طریق آن می‌توانید به یکسری اطلاعات کلی دست پیدا کنید. در داشبورد نرم افزار شما می‌توانید یک نمای کلی از عوامل مهم در حوزه حسابداری مثل جریان نقدی، سود و زیان، مانده حساب، هزینه‌ها، حساب‌های پرداختی و دریافتی و فروش را مشاهده نمایید. در برخی از نرم افزارهای حسابداری این امکان وجود دارد که از طریق مرتب کردن اطلاعات و به وسیله فیلترها، گزارش موردنیازتان را درست کنید.

صدور فاکتور به طور اتوماتیک

صدور فاکتور به طور اتوماتیک از دیگر امکاناتی است که در هنگام خرید بهترین نرم افزار حسابداری باید به آن توجه نمایید. در برخی از نرم افزارهای حسابداری این امکان وجود دارد که بعضی از فاکتورهای صادر شده را در فواصل زمانی مشخص، به طور اتوماتیک تهیه و ارسال کرد.

یادآوری پرداخت خودکار

با استفاده از این قابلیت می‌توان پرداخت‌های آینده و سررسیدهای گذشته را به مشتری‌ها یادآوری کرد. از آن‌جایی که برخی از نرم افزارهای حسابداری از امکان اتصال به سرویس ارسال ایمیل انبوه برخوردارند، شما می‌توانید به ارسال خودکار سررسید پرداخت از طریق ایمیل اقدام کنید. همچنین می‌توانید زمان مشخصی را برای ارسال یادآورها انتخاب نمایید. یک ویژگی جالب برخی از این نرم افزارها امکان یادآوری پرداخت از طریق پیامک است.

صورت مغایرت بانکی

از دیگر ویژگی‌های مهم و اساسی بهترین نرم افزار حسابداری می‌توان به مطلع کردن از صورت مغایرت بانکی اشاره کرد. با وجود این قابلیت شما تا حد زیادی می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید؛ چرا که نرم افزار به طور خودکار قادر به شناسایی عدم تطابق میان تراکنش‌های بانکی و صورت‌های ثبت شده در نرم افزار است و آن‌ها را به شما ارائه می‌دهد.

ارائه انواع گزارش‌های مالی

از دیگر امکاناتی که در هنگام خرید بهترین نرم افزار حسابداری باید به آن توجه کنید، امکان ارائه انواع گزارش‌های مالی توسط نرم افزار است. در واقع، مهم این است که که نرم افزار موردنظرتان از گزارش‌های موردنیازتان برخوردار باشد یا حداقل امکان ایجاد آن‌ها را به طور سفارشی داشته باشد. در صورت در دسترس بودن این گزارش‌ها است که شما می‌توانید با تحلیل درست داده‌های آن‌ها تصمیم بهتر را اخذ کنید و از بخش‌های دارای ریسک کسب وکارتان مطلع شوید.

ادغام با افزونه‌های مختلف

قابلیت ادغام نرم افزار حسابداری با سایر افزونه‌ها سبب راحت‌تر شدن کار شما و صرفه‌جویی در زمانتان می‌شود؛ چرا که دیگر لازم نیست اطلاعات را از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر انتقال دهید. قبل از خرید نرم افزار موردنظرتان بهتر است از  قابلیت اتصال سیستم حسابداری به سیستم حقوق و دستمزد، دستگاه پوز، صندوق فروشگاهی و نرم افزارهای مدیریت مشتری مطمئن شوید.

مدیریت موجودی

در صورتی که کسب وکار شما در حوزه فروش آنلاین، خرده فروشی یا شرکت پخش است به یک نرم افزار حسابداری نیاز خواهید داشت تا به کمک آن بتوانید به ردیابی موجودی و وضعیت سفارش‌ها بپردازید. یکی از امکاناتی که به طور پیش‌فرض در سیستم وجود ندارد و از طریق ادغام نرم افزار با افزونه قابل دسترسی است، مدیریت موجودی و انبار می‌باشد. بنابراین اگر در کسب وکار خود با موضوعاتی مثل پخش مویرگی و انبارداری سروکار دارید در هنگام خرید نرم افزار به این موضوع توجه داشته باشید.

چه کسب و کارهایی به نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟

اگر چه امروزه بسیاری از کارها به صورت دیجیتالی و اینترنتی درآمده و انواع نرم افزارهای حسابداری و مالی برای کسب و کارها عرضه شده است اما هنوز برخی از کسب وکارها امور حسابداری خود را به صورت سنتی و دستی انجام می‌دهند. در واقع، کسب وکارهای کوچک ترجیح می‌دهند برای صرفه‌جویی در هزینه به جای خرید نرم افزار، از روش سنتی استفاده کنند. این در حالی است که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ از نرم افزارهای پیشرفته استفاده می‌کنند؛ چرا که دیگر حسابدار سنتی پاسخگوی امور مالی شرکت آن‌ها نیست. در این شرکت یا سازمان‌ها برای امور مختلف از برنامه‌های متعددی استفاده می‌شود؛ به طوری که تا حد زیادی گردش مالی و سود و زیان آن‌ها وابسته به عملکرد بهترین نرم افزارحسابداری است.

با وجود این موارد، بهتر است کسب وکارهای مختلف چه کسب وکارهای کوچک و چه کسب وکارهای بزرگ برای امور مالی خود از نرم افزار حسابداری استفاده کنند. البته هر نوع کسب وکاری با توجه گستردگی یا کوچک بودن می‌تواند نرم افزار حسابداری مناسب خود را انتخاب نماید. امروزه انواع کسب وکارها مثل شرکت‌ها و سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات و محصولات، تولیدی‌ها، اصناف، مغازه‌دارها، فروشگاه‌های کوچک و بزرگ و… برای انجام امور مالی و مدیریت پرداخت‌های و دریافت‌های خود می‌توانند از نرم افزار حسابداری استفاده کنند.